arrow_drop_up arrow_drop_down
7 augustus 2020 

De ideale werkplek in een hybride omgeving

Nu we weer langzaam uit de Coronacrisis komen en weer aan het werk gaan, is de grote vraag: hoe gaan we veilig en makkelijk werken? Hoe organiseer je een goede werkplek zowel thuis als op de zaak?

Regelmatig krijgen we bij CAD & Company dan ook de vraag van bedrijfseigenaren of directies: “hoe hebben jullie dat gerealiseerd?” En toen een jonge nieuwe medewerker bij ons binnenkwam en spontaan zei: “dat is handig, dat ga ik thuis ook doen!” kwam ik tot de conclusie dat ik onze aanpak met jullie moest delen.

Corona aanpak

Nadat op 12 maart de premier aankondigde dat we met z’n allen thuis moesten gaan werken, was dat op 16 maart een feit. Dat was voor ons een dubbele uitdaging want deze maandag hadden wij ook onze LunaTICS gepland staan. En onze LunaTICS is heilig, dus die moest doorgaan.

LunaTICS

LunaTICS staat voor onze maandelijkse medewerkersbijeenkomst op maandag (Luna), waarbij al onze medewerkers op de zaak zijn en worden geïnformeerd over onze Tactieken, Informatie, Communicatie en Samenwerken (TICS). 

16 maart 2020

Op deze maandag begonnen wij dus allemaal vanuit huis met onze LunaTICS. Na de gebruikelijke informatierondes over onze cijfers, IT-ontwikkelingen en projecten die wij aan het doen zijn, hebben wij de middag besteed aan een Microsoft Teams training. Dit stond overigens gepland en hoefde alleen maar online plaats te vinden. Zo gezegd, zo gedaan. Wij hebben met z’n allen een geweldige leuke en nuttige LunaTICS gehad en zijn op 17 maart, vanuit huis, allemaal aan het werk gegaan. Zonder enige problemen.  

Hoe hebben wij dat kunnen doen? 

Onze visie

Het is al jaren onze visie om overal en altijd te kunnen werken. Laat dat even tot je doordringen! Omdat wij zowel op kantoor als bij klanten moeten kunnen werken, moesten wij dat organiseren. Ook moesten wij in het buitenland kunnen werken omdat wij ook daar wel eens komen 😊.

Dus als je overal moet kunnen werken, wat heeft dat dan tot gevolg?

  • Wat houdt dat in voor je bedrijf?
  • Wat houdt dat in voor je processen?
  • Wat houdt dat in voor je apparatuur?

Digitaal bedrijf

Voor jouw bedrijf houdt dat in dat de informatie waarmee jij werkt volledig digitaal moet zijn. Dus geen papier binnen het bedrijf, op een wc-rolletje na. Geen papieren prijslijsten, geen papieren brochures, geen papieren offertes, geen papieren facturen, etc.  

Het kostte een paar jaar om dat voor elkaar te krijgen. Mensen overtuigen, processen verbeteren en technologie implementeren. De belangrijkste stap hierbij is om mensen op te leiden, zodat ze deze verandering met vertrouwen durven aan te gaan. 

Digitale processen

Voor de processen houdt dit in dat alle processen digitaal moeten worden. Geen handtekeningen op papier van een functionaris voor de volgende stap in het proces. Geen bakjes of vakjescultuur maar een cultuur waarin de informatie stroomt. Tegenwoordig heet dat Flow creëren. 

De belangrijkste les hierbij is om processen stuk voor stuk en stapje voor stapje te verbeteren. Wij hebben letterlijk een jaar lang het motto “1% beter” gevoerd om onze processen aan te passen. Om dit te kunnen moeten mensen het vertrouwen hebben dat dit niet ten koste van hun baan gaat. Ze moeten de wil hebben om hun processen te verbeteren. Als management moet je deze mensen vooral ondersteunen. Wel dien je als manager voor complexiteit te waken. Ervoor zorgen dat je processen simpeler worden bij het verbeteren is de sleutel tot succes. 

Werkplekken

Uiteraard moet je dan ook nadenken over werkplekken. Hoe ga je die organiseren? Zeker met onze veeleisende gebruikers. Wij hebben tenslotte mensen die de meest veeleisende software gebruiken om hun werk te doen. AutoCAD, Inventor en Revit werkstations, waarmee ook getest en gedemonstreerd moet gaan worden. Ze moeten dus wel top werken.

Dus allemaal het beste werkstation ofwel desktopcomputers, met grote beeldschermen en ingewikkelde muizen. Maar dat ging niet, want dat was in strijd met onze visie en de ergonomie. Die dingen wegen een ton. Dus dat was geen oplossing.

Wat dan wel?

Hoe konden onze consultants overal werken, met een uitstekende kwaliteit demonstreren en toch mobiel blijven? Gelukkig hadden onze consultants ook de oplossing beschikbaar.

Laptops

Net als de rest van de organisatie wilden ook zij een laptop hebben. Die kan je overal gebruiken en afhankelijk van de specificaties kun je daar alles op draaien. Al onze mensen hebben dus een laptop. Niemand heeft een desktop- of vaste computer. Die laptop bevat alles wat ze nodig hebben: een netwerkaansluiting, WiFi aansluiting, de (ondertussen super belangrijke) webcam en (LET OP) Windows PRO licentie! Die Windows Pro licentie zit op zogenaamde business laptops en zorgt ervoor dat jij ook zakelijk kan en mag werken en op het netwerk kan!

Eén of twee grote schermen

Nu hebben onze mensen ook grote schermen nodig. Ze hebben dit nodig voor het sneller kunnen werken met de administratieve software of met de CADsoftware. Hiervoor is het scherm van de laptop te klein om er de hele dag op te werken. Prima voor een uurtje, maar niet voor de hele dag. Dit is ergonomisch niet verantwoord. Ook de hele dag werken met de touchpad op je laptop is ook niet te adviseren. Maar het aansluiten van grote schermen op een laptop is niet altijd heel makkelijk. Dus wat nu? 

Docking Stations

Veel werkplekken bij ons op de zaak hebben dubbele schermen. Twee grote monitoren naast elkaar waarop de mensen hun werk kunnen doen. Dit iedere dag aansluiten op de laptop is behalve veel werk, niet goed voor de laptop en niet handig voor de medewerker. Daarnaast moet nog de muis en het toetsenbord worden aangesloten. 

Wij doen dat ondertussen niet meer. Op ieder bureau staat een zogenaamd Docking Station waarmee eenvoudig met één USBkabel alle randapparatuur in één keer wordt aangesloten. De monitoren, het toetsenbord en de muis. Deze universele hubs of universele docking stations zorgen er dus voor dat iedereen overal kan werken en dat wij met elkaar hybride goed blijven werken.

Samenvattend

Wil je dus overal kunnen werken in deze tijd en ook na Corona? Dan is het wellicht slim om te investeren in laptops voor jouw medewerkers. Ze kunnen dan zowel thuis als op de zaak werken. Waar ze maar willen. Door de docking stations in te zetten (een kleine investering) is het mogelijk om de medewerkers thuis of op de zaak te voorzien van goede monitoren en randapparatuur. 

Ik hoop dat onze ervaringen jou verder helpen bij het overschakelen naar een hybride werkomgeving. Wil je meer weten hierover? Neem dan gerust contact met ons op 

 

Reactie plaatsen

Ben jij er dit jaar bij tijdens de (virtuele)

CAD & Company Universiteit?

Laat je op 8 oktober 2020 inspireren door verschillende interessante en opvallende cases uit jouw branche! Gewoon vanaf je bureau en helemaal gratis. Meld je nu aan!
Cookiestatement