arrow_drop_up arrow_drop_down
1 april 2020 

Optimaal thuiswerken. Hoe doe je dat? - Leeuwenkamp Architecten

Eén van de maatregelen om de verspreiding van het Coronavirus terug te dringen is om met ze allen zoveel mogelijk thuis te werken. Maar optimaal thuiswerken, hoe doe je dat? In dit blog vertelt Robbin Leeuwenkamp van Leeuwenkamp Architecten in Alkmaar zijn ervaringen met het thuiswerken. Daarnaast vertelt hij hoe zijn organisatie dit heeft aangepakt.

Het is even schakelen, maar hoe bevalt het thuiswerken tot nu toe?
Het thuiswerken bevalt ons eigenlijk wel. Wij werken al redelijk veel op locatie voor projecten van Groningen tot België, dus we werkten eigenlijk al veel extern. Ongeveer twee jaar geleden hebben we Citrix geïntroduceerd. Dat iedereen bij ons in de Citrix zit is dus al een soort van thuiswerken, maar dan bij klanten en hier op kantoor.

Kun je me wat vertellen over jullie bedrijf?
Wij zijn een landelijk opererend architectenbureau. We hebben nu twintig collega’s thuiswerken en vijf mensen werken vanuit ons kantoor. We doen veel in de gezondheidszorg, de woningbouw en de utiliteitsbouw. We zijn een hele platte organisatie met eigen professionals (architecten, engineers, etc). Dat werkt nu heel erg goed. Er is veel samenhorigheid en een hoop teamgevoel om door deze tijd heen te komen. Dat ervaren wij als heel positief.

Hoe hebben jullie het thuiswerken georganiseerd?
De donderdag voordat de scholen gesloten werden hebben wij contact opgenomen met CAD & Company (Ron). Met de vraag: wat nou als dit misgaat? Hoe snel kunnen we schakelen? Toen hebben we met Ron een plan bedacht: we maken op onze kantoorterminals VPN-verbindingen aan. Mocht het dan zo zijn dat we allemaal thuis moeten gaan werken, dan kan iedereen zijn eigen terminal meenemen en thuis in hun eigen netwerk hangen. VPN aanzetten en we hebben de Citrix draaien. Dat was een redelijk snelle actie. Ook hebben we direct Teams geïnstalleerd. Dat hadden we nog niet. Dat was anderhalve dag wennen, maar dit werkt als een trein. Dus daar zijn we heel gelukkig mee.

Loop je daarbij ook tegen obstakels aan?
Toen wij Ron donderdag aan de telefoon hadden, hebben we de oplossing van de VPN verbindingen bedacht, zodat mensen hun eigen omgeving hebben. In het begin dachten we: dan moeten we iedereen op zijn eigen thuiscomputer op een keukenstoel laten werken met Citrix, dat wordt niks. Dus wat we gedaan hebben is dat we: een bureaustoel, twee beeldschermen, terminal, muis, toetsenbord en een koptelefoon als pakketjes naar iedereen zijn huis laten brengen. Daar hebben we alles geïnstalleerd, zodat mensen een Arbo-conforme werkplek thuis hebben. Nu kunnen ze ook gewoon inloggen en werken zoals ze dat hier op kantoor ook elke dag doen. Met een halve dag hadden we iedereen up and running.

Hoe pak je de communicatie met collega’s op en zorg je dat je met elkaar in contact blijft?
We zijn nog een beetje lerende. Wel merk ik dat ze langzamerhand allemaal met elkaar bellen, chatten, en via Microsoft Teams communiceren. Dat gaat eigenlijk hartstikke goed. Ook hebben we voor alle projecten een team aangemaakt, daar communiceren we met elkaar. Per project hebben we 3 keer per dag een bespreking met elkaar via Teams en op vrijdag om 16:00 uur hebben een digiborrel. De mensen die geen webcam hebben kunnen gewoon met hun telefoon meedoen. Dan kunnen we gezellig met z’n alle een biertje drinken. Wel zijn we het nog een beetje aan het opbouwen. Vanaf aanstaande maandag gaan we ook beginnen met de reguliere opstart vergaderingen via Microsoft Teams.

En hoe pakken jullie dit aan met externe partners?
We zitten hier met zijn vieren op kantoor. De administratieve collega’s die zitten thuis en kunnen alle mails en administratie afhandelen. Gister hebben we zes online vergaderingen gehad met externe partners en hiermee hebben we ruim 800 kilometer bespaard. Je ziet dat het langzaam bij iedereen ingeburgerd is. Projecten kunnen dus gewoon doorgaan doordat we via Teams vergaderingen kunnen houden. Naast veel kilometers scheelt het ook enorm veel tijd. Er is wel een verschil tussen gewone vergaderingen en online vergaderingen. Je merkt dat de vergaderingen nu alleen maar gaan over het onderwerp. Je ziet dat mensen nu het idee hebben van ‘het werkt’ en ‘we moeten nu vergaderen’ waardoor de vergaderingen nu heel functioneel zijn.

Van welke software maken jullie gebruik om optimaal thuis te werken?
We hebben de Citrix omgeving zodat de werknemers alles hebben wat ze nodig hebben. Hierdoor kunnen ze bij alle bestanden en programma’s. Dit is ook een mooi gesloten systeem. Om te communiceren gebruiken we Microsoft Teams. Ook zijn we aan het testen om Zoom te kunnen gebruiken. Maar dat is eigenlijk meer voor wanneer externe partijen geen gebruik kunnen maken van Teams.

Hoe ga je om met de werk/privé balans nu je thuiswerkt?
Ik communiceer heel veel met ons team. In deze situatie moet je zorgen dat als je bijvoorbeeld kinderen thuis hebt, dat je die aandacht geeft. Ik begrijp goed dat mensen nu geen 8 uur op een dag maken. Dat vind ik ook helemaal niet erg. De omstandigheden zijn zoals ze zijn. Wat ik wel merk is dat mensen efficiënter worden. Mensen zijn misschien wel meer geconcentreerd dan dat ze hier op kantoor waren.

Heb je nog tips zodat we ook over twee weken nog productief kunnen blijven werken?
Veel communiceren. Oppassen dat je niet verdrinkt in je eigen beeldscherm. Dwing jezelf om af en toe wat anders te doen. Dat doe je op kantoor ook. Dan loop je na een uur ook even een rondje, heb je even een interactie met een collega. Dat moet je virtueel ook een beetje proberen in stand te houden. Dat probeer ik iedereen wel duidelijk te maken. Probeer niet drie uur aan de gang te zijn en dan na drie uur jezelf af te vragen: heb ik die kozijnen goed gedaan? Het is dan frustrerend als het dan niet goed is. Probeer zoveel mogelijk te communiceren met elkaar. Gelukkig doen ze dat hier ook allemaal.

Heb je nog iets dat je graag wilt delen?
Ik ben super blij met de snelheid en voortvarendheid van CAD & Company. Maandagochtend hebben we besloten om met zijn alle thuis te werken. Het was wel een meesterwerk dat wij iedereen in een halve dag aan de gang hadden. En dat was zonder jullie echt niet gelukt. Dank daarvoor!

Reactie plaatsen

Cookiestatement