arrow_drop_up arrow_drop_down
22 april 2020 

Hoe helpt bestaande technologie jou in de anderhalve meter samenleving?

Afgelopen dagen zijn wij allemaal voorzichtig begonnen met na te denken over de tijd na de zogenaamde “intelligente lock-down”. Hoe gaan wij onze maatschappij inrichten in de zogenaamde anderhalve meter maatschappij? Hoe blijf je gezond en zorg je ervoor dat ook anderen gezond blijven? Hoe openen wij ons bedrijf weer en zorgen wij ervoor dat wij dat op een goede en veilige manier kunnen doen? En wellicht de belangrijkste vraag: hoe gaan wij weer terug naar een normaal leven?

Allemaal vragen die bij iedereen door het hoofd gaan. Hoe maken wij dat met elkaar mogelijk? Welk plan leveren wij op zodat wij weer open kunnen? Kan technologie ons wellicht helpen en hoe dan? Als CAD & Company zijn wij gespecialiseerd in het slim toepassen van technologie. Wij zitten voor in de technologie trein en toen ik aan het team vroeg: “Hoe gaan wij weer veilig open?”, kreeg ik heel veel input die ik graag met jullie deel. We moeten het toch samen doen.

Drie oplossingsrichtingen

Grofweg zijn er drie richtingen waarvoor wij ideeën binnen hebben gekregen:

  • Indeling van ons kantoor, het ontwerp en de logistiek;
  • Flexibel werken met de verschillende teams. Afwisselen tussen thuiswerken en werken op kantoor.
  • Technologische hulpmiddelen inzetten, zoals sensoren.

Laten wij eens kijken wat ieder van deze mogelijkheden te bieden heeft.

Generative design voor kantoorindelingen

Uit ons team kwamen verschillende goede oplossingen voor de indeling van ons kantoor.

  • Zorgen voor eenrichtingsverkeer op kantoor.
  • Mensen met voldoende afstand uit elkaar plaatsen.
  • Met minder mensen tegelijk in de keuken.
  • En natuurlijk gescheiden lunchen.

Ook is het mogelijk om het BIM-model van je kantoor op BLDNG360 te gebruiken. Hier kun je de afstanden inmeten via het platform BLDNG360, waardoor Revit niet nodig is. Dit betekent dat je dit ook kunt doen zonder de hulp van een tekenaar of ontwerper. Goede ideeën, die wij zeker gaan toepassen.

Eén van de opvallendste en uitstekend toepasbare ideeën is om zogenaamde generative design software in te zetten om zo de anderhalve meter afstandsregel te borgen. Met generative design of parametrisch ontwerpen is het mogelijk om aan de hand van vooraf vastgestelde parameters de computer een ontwerpoplossing uit te laten rekenen.

Door de anderhalve meter afstand als parameter te gebruiken kunnen wij letterlijk de computer uit laten rekenen wat de beste manier is om ons kantoor in te richten. Hierdoor kunnen wij ervoor zorgen dat wij met de anderhalve meter restrictie ons kantoor zo inrichten dat wij veilig kunnen werken.

Wij hebben een kantoor wat te overzien is en waarmee wij dit ook met een meetlint kunnen bepalen. Maar als je een groot en complex kantoor moet veranderen dan is dit een prachtige en toepasbare oplossing. Door de inzet van generative design is er nu een nieuwe inrichting voor ons kantoor dat voldoet aan de anderhalve meter afstand. Helaas leidt deze inrichting ook tot minder werkplekken. Dit brengt mij direct bij onze tweede uitdaging.

Flexibel werken met onze teams

Wij hebben op kantoor nu minder werkplekken. Dus hoe gaan wij het weer mogelijk maken om samen te werken en dat veilig te doen op kantoor? Onze mensen werkten voor de Corona-crisis ook al regelmatig thuis. Wij moeten dus met elkaar een schema opstellen voor de komende maanden, waarbij mensen gedeeltelijk thuiswerken en gedeeltelijk op kantoor. Daarbij willen wij zoveel mogelijk mensen de gelegenheid geven weer op kantoor te werken. Maar hoe ga je dat doen?

Wie komt er allemaal naar kantoor en is er dan een werkplek voor ze? Hoe gaan we dat doen met parttimers? Wat doen we als er mensen verlof hebben? En hoe ga je om met het wisselen van dagen omdat ze dat beter uit komt?

Kortom, we hebben wat extra gereedschap nodig. Een slimme Excel-tijger die schema’s maakt en deze beheert? Een planner, die het toch al druk heeft? Of zijn er andere meer self-service mogelijkheden?

Een aantal van onze mensen kwam al met het idee voor een App om bureaus te reserveren. Maar wij willen het doen met de middelen die wij hebben, het moet snel te implementeren zijn en niet teveel uitleg vragen. Oftewel, simpel in gebruik.

Als eerste oplossing kunnen wij de bureaus als Resource aan de Outlook agenda’s toevoegen. Dan kunnen mensen een bureau reserveren in Outlook en daarmee verzekerd zijn van een plaats om te werken. Dit is een goed werkende oplossing die snel te implementeren is. Er zitten wel wat nadelen aan, waaronder overzichtelijkheid en beheersbaarheid. Bij deze oplossing geldt het recht van de snelste, wie het eerst een bureau reserveert is daarmee de “eigenaar”. Omboeken van bureau en wisselen van de ene naar de andere gebruiker is ook niet echt heel makkelijk, maar wat dan?

Een andere mogelijkheid is het inzetten van Microsoft Teams, een standaard onderdeel van het Microsoft 365 abonnement. In deze omgeving zit ook de mogelijkheid van Shifts. Met deze applicatie kun je per team of groep van mensen een aantal plekken afgeven. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat een bepaald team twee bureaus beschikbaar heeft gedurende de week, om vervolgens de mensen op deze plekken in te plannen.

In bovenstaand overzicht heb ik op woensdag en donderdag nog een plek beschikbaar. Ik kan mensen hierop inplannen of zij plannen zichzelf in op deze plekken.

Op deze manier kunnen wij heel snel Shifts opzetten, deze communiceren en delen met het team. Onze collega’s kunnen ook een plek oppakken of een plek wisselen met hun collega’s. Ons verlof regelen wij via AFAS en dat koppel je eenvoudig aan dit overzicht.

Sensortechnologie inzetten

Een derde richting om ervoor te zorgen dat wij veilig blijven werken is door de inzet van sensoren. Met onze sensoren kunnen wij meten hoeveel mensen er binnenkomen in het pand en een melding genereren als dat er teveel zijn. Ook kunnen wij letterlijk meten of een bureau of een kamer in gebruik is en door hoeveel mensen. Wij verwerken deze data in de Digital Twin van ons kantoor via het BLDNG360 platform waardoor je dit direct live en vanaf elk apparaat en elke locatie kunt bekijken. Hiermee zorgen wij ervoor dat de regels ook nageleefd worden.

Een aantal andere mogelijkheden van de sensoren is om te werken met temperatuur. Wij kunnen met de sensoren ook de temperatuur meten van collega’s maar daarmee schenden wij de privacy van de gebruikers, dus dat doen wij niet.

Conclusie

Met de inzet van de middelen en technologie die wij gewoon in huis hebben, kunnen wij heel snel weer op een veilige manier aan het werk. Met Generative Design ontwerpen wij de optimale veilige omgeving in ons kantoor. Met Microsoft Teams zorgen wij voor een goed werkbare planning zodat wij allemaal weer veilig gebruik kunnen maken van de beschikbare werkplekken op kantoor. Met onze sensoren zorgen wij ervoor dat de afspraken ook nagekomen worden. Wil jij hier meer over weten? Neem dan gerust contact met ons op, wij adviseren je graag!

Reactie plaatsen

Ben jij er dit jaar bij tijdens de (virtuele)

CAD & Company Universiteit?

Laat je op 8 oktober 2020 inspireren door verschillende interessante en opvallende cases uit jouw branche! Gewoon vanaf je bureau en helemaal gratis. Meld je nu aan!
Cookiestatement