Autodesk Vault Professional vs. Windows Verkenner: Waarom Vault Professional de betere keuze is voor het beheer van je CAD-data
Veel organisaties in de Nederlandse maakindustrie werken nog met Windows Verkenner. Over het algemeen een prima optie, maar als het gaat om beheer van je CAD-bestanden dan biedt Vault Professional een groot aantal voordelen! Dus ben jij als engineer op zoek naar een écht goede oplossing? Dan is Autodesk Vault Professional zeker iets voor jou!
In dit blog kijken we naar een aantal van deze voordelen in meer detail.
1. Bestanden op een gestructureerde manier beheren
Met Autodesk Vault Professional kun je bestanden op een gestructureerde manier organiseren, structureren en opslaan. Hierdoor wordt het veel makkelijker om ze te vinden en te beheren. Windows Verkenner biedt deze geavanceerde mogelijkheden niet of slechts in zeer beperkte vorm. Vault Professional biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om documenten en tekeningen samen te groeperen. Dit is natuurlijk ideaal voor complexe projecten waar meerdere engineers aan werken. Door middel van het Checkin/Checkout principe van Vault maak je reserveringen op bestanden. Zo kun je nooit per ongeluk de wijzigingen van je collega overschrijven. Wel zo fijn! Alle bestanden staan daarnaast netjes op een centrale plek opgeslagen. Hierdoor blijft de CAD-data vindbaar en beheersbaar.
2. Automatisch bijwerken van referentiebestanden
Een ander voordeel van Vault Professional is dat het referenties beheert als een integraal onderdeel van het beheer van je bestanden. Dit betekent dat als een bestand wordt gewijzigd, Vault Professional automatisch de referenties bijwerkt. Zo verminder je het risico op fouten en bespaar je tijd. In de praktijk betekent dit, dat het werken met bijvoorbeeld XREF's of andere onderleggers een stuk eenvoudiger wordt. Zeker wanneer je met meerdere engineers aan één project aan het werken bent!
3. Eenvoudig filteren door metadata
Met Autodesk Vault kun je attributen en eigenschappen (vaak metadata genoemd) aanmaken voor elk bestand dat je in de Vault opslaat. Hierdoor wordt het veel eenvoudiger om bestanden te vinden en te filteren op basis van bepaalde criteria. Dit is niet mogelijk met Windows Verkenner waardoor het moeilijker is om specifieke bestanden te vinden. Heb je zoekopdrachten die je vaker wilt herhalen? Sla dan je zoekopdracht op om deze in één klik op te roepen. Met deze sterke zoekfunctie in zowel Vault Basic als Vault Professional wordt het wel heel eenvoudig om razendsnel de bestanden vinden waarnaar je op zoek bent.
4. Automatisch hernoemen en kopiëren van bestanden
Met Vault Professional kun je bestanden hernoemen en kopiëren terwijl Vault automatisch de verwijzingen in andere bestanden voor je bijwerkt. Dit is niet mogelijk met Windows Verkenner. En dat verhoogt niet alleen het risico op het per ongeluk breken van verwijzingen. Het is daardoor ook nodig om de verwijzingen handmatig bij te werken. Welke Inventor-gebruiker kent de volgende situatie nou niet? Je hebt in Windows Verkenner onderdelen van een samenstelling een andere naam hebt gegeven, waarna je in Inventor één voor één de verwijzigingen aan het rechtzetten bent ... Omdat onderdelen vaak een nietszeggende bestandsnaam hebben en de metadata in de Windows Verkenner niet zichtbaar is, is dit ook nog eens heel tijdrovend en foutgevoelig.
5. Versiebeheer - eenvoudig terug naar een vorige versie
Zowel Vault Basic als Vault Professional hebben uitgebreid versiebeheer voor je bestanden. Hierdoor kun je gemakkelijk verschillende versies van een bestand bekijken en teruggaan naar eerdere versies indien nodig. Windows Verkenner biedt geen versiebeheermogelijkheden. Dit kan leiden tot verlies van belangrijke data en wijzigingen. Heb je per ongeluk een wijziging gemaakt, of ben je toch niet tevreden met werk wat je vorige week hebt gedaan? Zet dan eenvoudig een oudere versie terug en ga verder waar je gebleven was!
6. Revisiebeheer - altijd inzicht in de actuele status
Revisiebeheer is een belangrijk onderdeel van Vault Professional. Het stelt je in staat om niet alleen de geschiedenis van wijzigingen aan een bestand te bekijken en te beheren (inclusief wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer) maar ook om bij te houden in welke fase van de lifecycle een onderdeel of product is. Wil je een onderdeel goedkeuren voor productie of inkoop? Bied het onderdeel dan ter goedkeuring aan bij een collega. Zodra het onderdeel vervolgens is goedgekeurd komt het in de vrijgegeven fase, vaak 'released' genoemd, terecht. Omdat Vault Professional met lifecycle-labels werkt, kan iedereen binnen je organisatie zien wat de status is van dit onderdeel. Zo weet een inkoper bijvoorbeeld dat dit onderdeel nu mag worden ingekocht.
Ook dit is niet mogelijk met Windows Verkenner. Hierdoor kan het moeilijker zijn om wijzigingen bij te houden en om inzicht te krijgen in de status van een onderdeel of product. Wanneer dit inzicht toch noodzakelijk is, moet er vaak ad-hoc communicatie worden opgestart. Een groot risico hierin is natuurlijk dat deze met de hand doorgegeven informatie heel snel verouderd is. Daardoor weet bijvoorbeeld de inkoper nooit zeker wat nu de laatste status of versie is van een bepaald onderdeel.
7. Naadloos samenwerken met collega's, waar dan ook
Een ander groot voordeel van Autodesk Vault Professional ten opzichte van Windows Verkenner is de mogelijkheid om naadloos samen te werken met collega's. Hiervoor is standaard een krachtige functionaliteit voor gebruikers- en workflowbeheer ingebouwd in Autodesk Vault Professional.
Met Vault Professional kunnen gebruikers toegang krijgen tot bestanden en mappen op basis van hun rol in de organisatie. Dit betekent dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke informatie en documenten. Hierdoor wordt de beveiliging van vertrouwelijke informatie geborgd.
Bovendien maakt Autodesk Vault Professional het gemakkelijk om samen te werken aan projecten met teams die zich op verschillende locaties bevinden. Verschillende gebruikers kunnen tegelijkertijd aan dezelfde bestanden werken en wijzigingen worden automatisch bijgewerkt en bijgehouden in de revisiegeschiedenis. Dit voorkomt onnodige duplicatie van werk en bevordert de efficiëntie en productiviteit van het team.
8. Workflows voor vrijgave automatiseren
Ten slotte biedt Autodesk Vault Professional de mogelijkheid om workflows te definiëren en te automatiseren voor onder andere goedkeuring en revisiebeheer. Dit betekent dat elk document en elke wijziging door de juiste personen kan worden goedgekeurd voordat het kan worden vrijgegeven. Dit helpt bij het minimaliseren van fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van het documentbeheer.
Conclusie
Kortom, Autodesk Vault Professional is de ideale oplossing voor bedrijven die hun bestandsbeheer, revisiebeheer en samenwerkingsprocessen willen stroomlijnen en optimaliseren. Door de krachtige functies voor bestandsbeheer biedt Autodesk Vault Professional een uitgebreide oplossing voor elk bedrijf dat op zoek is naar een efficiënte en betrouwbare manier om zijn bestanden te beheren en te delen.
Tot slot
Werken jullie nog in Windows verkenner en wil je na het lezen van dit blog meer weten wat de Vault voor jou of jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met mij of één van mijn collega’s! Wij helpen je graag verder om het maximale uit de Autodesk Vault software te halen.
