Documentenlijst genereren van je gedeelde bestanden in de Autodesk Construction Cloud
03 augustus 2021 
4 min. leestijd

Documentenlijst genereren van je gedeelde bestanden in de Autodesk Construction Cloud

Werken jullie binnen jullie organisatie met documentenlijsten maar vind je het vervelend om deze constant bij te houden? Vanaf nu hoeft dat niet meer! Op basis van je documenten in Autodesk Docs kun je namelijk gemakkelijk een documentenlijst genereren.

In dit blog vertel ik je hoe je dit kunt doen en hoe je hiermee weer een van de handmatige en foutgevoelige processen kunt voorkomen. 

Overdracht

Het delen van een set bestanden noemen wij in de ACC-omgeving een Overdracht of Transmittal. Afhankelijk van de afspraken binnen het team en partners kan je met deze functie een set bestanden delen met je projectleden. Dit kan gelijk vanuit het tabblad Bestanden en selecteer je de bestanden vanuit de desbetreffende map. Of vanuit het Overdracht tabblad. Het voordeel hiervan is dat je meerdere bestanden uit verschillende mappen kunt selecteren.

Hoe je dat doet leg ik je uit in vier makkelijke stappen.

  1. Maak een Overdracht
  2. Selecteer de juiste bestanden
  3. Selecteer de projectleden
  4. Creëer de documentenlijst

Stap 1: Ga naar het tabblad Overdrachten en klik op [+ Overdracht maken]

Overdracht maken

Stap 2: Selecteer de bestanden die je wilt delen

Bestanden selecteren ACC

Stap 3: Selecteer de projectleden

  1. Geef de overdracht een duidelijke omschrijving
  2. Selecteer de projectleden die de bestanden moeten ontvangen
  3. Geef aan of de projectleden van elkaar mogen zien wie deze overdracht ontvangt
  4. Voer een bericht in dat moet worden overgenomen in de overdracht

Overdracht aanmaken

De ontvangers krijgen een e-mail met de verwijzing naar de bestanden in Autodesk Docs.

Ontvangers krijgen bericht

Stap 4: Creëer de documentenlijst in Excel

De ontvangers en projectleden kunnen via het tabblad Overdrachten de gemaakte overdracht inzien en de details bekijken aan de rechterzijde. Vervolgens kun je op de onderstaande knop drukken en het Rapport genereren naar Excel.

De documentenlijst is aangemaakt met inzicht in versiebeheer, laatste wijzigingsdatum en door wie.

Tot slot

Dit is een van de mogelijkheden binnen Autodesk Docs. En ook een van de vele mogelijkheden om bestanden te delen. Sluit dit niet aan bij jullie huidige proces of werkwijze, dan zijn er nog vele andere mogelijkheden om dit te doen. Heb je hulp nodig met het aanmaken van een documentenlijst? Neem dan contact met ons op of kijk ons webinar “Digitaliseren van de documentstroom met Autodesk Construction Cloud” terug.

Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down