Werken jullie binnen jullie organisatie met documentenlijsten maar vind je het vervelend om deze constant bij te houden? Vanaf nu hoeft dat niet meer! Op basis van je documenten in Autodesk Docs kun je namelijk gemakkelijk een documentenlijst genereren.
In dit blog vertel ik je hoe je dit kunt doen en hoe je hiermee weer een van de handmatige en foutgevoelige processen kunt voorkomen.
Overdracht
Het delen van een set bestanden noemen wij in de ACC-omgeving een Overdracht of Transmittal. Afhankelijk van de afspraken binnen het team en partners kan je met deze functie een set bestanden delen met je projectleden. Dit kan gelijk vanuit het tabblad Bestanden en selecteer je de bestanden vanuit de desbetreffende map. Of vanuit het Overdracht tabblad. Het voordeel hiervan is dat je meerdere bestanden uit verschillende mappen kunt selecteren.
Hoe je dat doet leg ik je uit in vier makkelijke stappen.
- Maak een Overdracht
- Selecteer de juiste bestanden
- Selecteer de projectleden
- Creëer de documentenlijst
Stap 1: Ga naar het tabblad Overdrachten en klik op [+ Overdracht maken]
Stap 2: Selecteer de bestanden die je wilt delen
Stap 3: Selecteer de projectleden
- Geef de overdracht een duidelijke omschrijving
- Selecteer de projectleden die de bestanden moeten ontvangen
- Geef aan of de projectleden van elkaar mogen zien wie deze overdracht ontvangt
- Voer een bericht in dat moet worden overgenomen in de overdracht
De ontvangers krijgen een e-mail met de verwijzing naar de bestanden in Autodesk Docs.
Stap 4: Creëer de documentenlijst in Excel
De ontvangers en projectleden kunnen via het tabblad Overdrachten de gemaakte overdracht inzien en de details bekijken aan de rechterzijde. Vervolgens kun je op de onderstaande knop drukken en het Rapport genereren naar Excel.
De documentenlijst is aangemaakt met inzicht in versiebeheer, laatste wijzigingsdatum en door wie.
Tot slot
Dit is een van de mogelijkheden binnen Autodesk Docs. En ook een van de vele mogelijkheden om bestanden te delen. Sluit dit niet aan bij jullie huidige proces of werkwijze, dan zijn er nog vele andere mogelijkheden om dit te doen. Heb je hulp nodig met het aanmaken van een documentenlijst? Neem dan contact met ons op of kijk ons webinar “Digitaliseren van de documentstroom met Autodesk Construction Cloud” terug.
