Iedere dag een procent beter
27 juni 2022 
4 min. leestijd

Iedere dag een procent beter

In mei werd NTI CAD & Company door MT/Sprout uitgeroepen tot een van de Top 10 “Digitale Transformatie” enablers in de categorie IT Consultancy in Nederland. Wij waren verrast, om twee redenen. Ten eerste: het was onverwacht. Geen belletje of berichtje, geen sponsor- of advertentieverzoek, helemaal niets. Ten tweede: het was een klantonderzoek. Dus klanten hadden ons als zodanig beoordeeld. Dat wij trots zijn op deze vermelding is duidelijk. Trots dat jullie ons als zodanig zien. Maar ook trots dat wij dergelijke resultaten bij klanten neerzetten.

Tegelijkertijd schept dit ook verwachtingen. Wij moeten ons blijven onderscheiden om deze waardering, waar te blijven maken. Wij moeten ons dus blijven ontwikkelen om iedere dag “1% beter te worden”. Want dat is in de kern hoe “Digitale transformatie” werkt. Wat kunnen wij verbeteren zodat processen makkelijker, sneller en beter worden door- en met de inzet van digitale gereedschappen? En onze inzichten dienen wij met jullie, onze klanten, te delen.

Bij NTI CAD & Company hebben wij al in onze digitale reis al heel veel resultaten geboekt:

  • Uiteraard werken wij papierloos. Digitaal archief, digitale stukken en digitale werkstromen zijn standaard in onze organisatie.
  • Wij kunnen én werken overal. 16 maart 2020 (start Corona) werkten wij direct allemaal thuis, zonder enige hobbels inclusief bellen via Microsoft Teams.
  • Overleggen met klanten gaat allemaal via video op basis van Microsoft Teams.
  • Prijslijsten van externen worden niet geraadpleegd maar ingelezen in AFAS, zodat iedereen deze direct kan gebruiken.
  • Facturen lazen wij digitaal in, PDF -> OCR -> Administratie. De resultaten waren erg goed maar toch hebben dit project weer afgezonken, want het kon beter.
  • Facturen worden nu volledig digitaal verwerkt met UBL en XML data. Beter en sneller, tegen lagere kosten dan OCR.
  • Marketing en nieuwsbrieven zijn volledig gedigitaliseerd inclusief leadgeneratie.
  • En uiteraard, maar dat weten jullie allemaal, video en webinars waar mogelijk.

Heel veel processen zijn op deze manier van begin tot eind digitaal, traceerbaar en meetbaar. Deze werkwijzen delen wij intern en extern zodat wij onze consultants en klanten inspireren.

Veel mensen denken dat het verbeteren van de processen een IT-feestje is. Dat is het absoluut niet! Het verbeteren van processen is een opgave voor iedereen binnen de organisatie. Het start als eerste met luisteren: wat kan er beter, wat moet er beter en, wellicht voor jullie de belangrijkste vraag, wat levert het op?

Bij veel bedrijven is de laatste vraag de belangrijkste vraag. Deze projecten krijgen dan alle aandacht. Maar, is dat terecht? Worden projecten dan groter gemaakt, zodat ze meer opleveren? Worden projecten risicovoller, omdat ze groter zijn? Worden beslissingen moeilijker doordat de bedragen groter zijn geworden?

Wij gebruiken het motto: “iedere dag 1% beter”. Kleine, snelle en goed te beheren projecten leveren uiteindelijk ook tijd op. Want dat is waar wij naar kijken, tijd. Kunnen wij repeterend werk, kijk maar naar de resultaten, automatiseren? Dat is onze drijfveer. Kunnen wij het werk voor onze mensen, onze professionals makkelijker en daarmee leuker maken? Dat het tijd oplevert houdt ook in dat het geld oplevert. Maar mensen minder repeterend werk te laten doen, is veel motiverender.

Een van de projecten die wij opgepakt hebben, deel ik graag met jullie. De reden om het te delen is duidelijk voor ons. Iedere klant waar wij mee werken heeft dit probleem en wil dit graag oplossen.

Wat is dan het probleem? 

Het probleem is als volgt: bij het maken van een project start een hele serie handelingen. Laten wij het eens concreet maken:

  • Bij de start van het project moet er een projectnummer aangevraagd of aangemaakt worden. In ons geval in AFAS. Bij ons is dit de start van het project. Bij sommige organisaties is het invullen van een formulier de start van het project.
  • Bij het invullen van het projectformulier kiezen wij ook de projectleider (vaak de persoon die het projectnummer aanmaakt) en de verkoper. De verkoper moet geïnformeerd worden net als de teamleider.
  • Daarna moet er een Microsoft Teams omgeving aangemaakt worden en afhankelijk van het project een BIM 360 omgeving. De projectleider moet de beheerder worden van deze projecten zodat hij/zij andere mensen kan uitnodigen. Bovendien moet er natuurlijk gecommuniceerd worden.

Een heel herkenbaar proces, wat wij (in diverse variaties) bij veel klanten tegenkomen. Het kost maar een paar minuten om het proces uit te voeren maar het is repeterend werk en er is veel kennis voor nodig. Kan dit niet slimmer, zeker als je 400 of meer projecten per jaar doet?

De traditionele oplossing, wat wij ook gedaan hebben, is om hiervoor een professionele developer een programma te laten maken. Kan prima, maar er zijn wel een paar uitdagingen:

  • Die developer kan ook werk voor klanten of projecten doen, in plaats van intern werk.
  • Genoemde developer moet dan wel de API’s leren van twee of drie programma’s (AFAS, Teams en BIM360) wat tijd kost.
  • Onderhoud ligt ook automatisch bij de developer.
  • Deze processen veranderen nog wel eens en dan moet het programma aangepast worden.

Maar de belangrijkste reden om dit niet te willen, is dat de developer voor 80% van zijn/haar tijd van dit project bezig is met “standaard” zaken, zoals gebruikersrechten, autorisaties, communicatiestromen opzetten en dergelijke. Dus randvoorwaarden. Dit kost dus een aantal weken programmeren.

Kan dit slimmer?

Recent hebben wij dit op een andere manier opgelost. Door gebruik te maken van de Microsoft365 omgeving en de gereedschappen die daar inzitten hebben wij dit hele proces geautomatiseerd. Door gebruik te maken van “low-code” software. Deze software zorgt ervoor dat de 80% van de standaard zaken geregeld is. Dit kost dus geen tijd.

En het proces kan gemaakt en onderhouden worden door de “business” en niet door IT.

Bij het aanmaken van een project in AFAS gaat nu automatisch een proces lopen waarbij verkoop geïnformeerd wordt, een goedkeuring naar de teamleider gaat en na goedkeuring en keuze er direct een Microsoft Teams omgeving en een BIM 360 project wordt aangemaakt.

In plaats van in weken is dit in dagen gedaan waardoor de zogenaamde “business case” een heel stuk gunstiger is geworden. Maar veel belangrijker, stom werk is geautomatiseerd en mensen kunnen zich concentreren op de inhoud van het project.

Dit is wat wij bedoelen met 1% beter iedere dag.

Mocht jij dit ook willen of hier meer over willen weten? Dan hoor ik het graag.

Reactie plaatsen