Microsoft is constant in ontwikkeling en sinds maart dit jaar is die ontwikkeling natuurlijk in een stroomversnelling geraakt. Vandaag de dag is iedereen wel bekend met de chat- en vergadermogelijkheden van Microsoft Teams.
Maar Teams is meer dan alleen een vergaderapp en daarnaast heeft Microsoft nog veel meer applicaties die het thuiswerken faciliteren. Eva de Groot (marketing manager bij CAD & Company) sprak met Michel Bouman (Territory Channel Manager Modern Work bij Microsoft) over de recente ontwikkelingen bij Microsoft.
We maken met z’n allen een bijzondere tijd door. Doordat we opeens volledig moesten thuiswerken hebben we in twee maanden tijd een verandering doorgemaakt waar we normaal gesproken twee jaar over doen.
Maar we zijn er nog niet. We komen straks in de volgende fase waarin we in een hybride vorm gaan werken. Een fase waarbij we niet alleen virtueel, maar ook fysiek een vergadering bij zullen bijwonen.
Tools die mensen helpen met digitaliseren
De kracht van Microsoft zit in het feit dat het van het begin tot het eind faciliteert in tools en infrastructuur. Dat doen ze door middel van het cloud platform Microsoft Azure (Microsoft noemt dit ook wel de computer van de wereld). Maar ook door middel van Microsoft365 en (vandaag de dag misschien wel de belangrijkste) Microsoft Teams.
Microsoft Teams onderscheidt zich daarbij in gebruiksvriendelijkheid en veiligheid. Volgens Michel maakt de technologie opzich niet zoveel uit. “Ik denk niet dat het moet uitmaken of het product nou Microsoft Teams heet, of Advanced Web Protection. Het gaat erom: wat ga je doen met die technologieën om ervoor te zorgen dat je je eigen KPI’s gaat behalen.”
Een makelaarskantoor is bijvoorbeeld niet bezig met Microsoft Teams. Een makelaarskantoor is bezig om zoveel mogelijk huizen te verkopen. Daarin kan technologie heel erg voorzien.
Een hub voor teamwerk
Microsoft Teams is een hub voor teamwerk waarbij je technologie kunt gebruiken om optimaal samen te werken. Denk daarbij aan een veilige één-op-één chat (dus niet vanuit een consumentenapplicatie), maar ook aan het gelijktijdig samenwerken in virtuele teams.
De hele visie op Teams is de afgelopen jaren natuurlijk heel erg veranderd. Het team waarin je werkt is niet alleen maar het team waarbij je in de hiërarchie samenwerkt met mensen.
“Ik zit bijvoorbeeld in een Channel Manager Team, maar ook in een Moderne Werkplek Team en in een team rondom diversity & inclusion. Al die verschillende teams komen weer samen in Microsoft Teams.” – aldus Michel.
Een ander belangrijk onderdeel daarbij is het vergaderen. Hoe vergader je vanuit die werkplek in Microsoft Teams? En hoe sla je de brug tussen iedereen die virtueel is en iedereen die fysiek in de ruimte aanwezig is?
Maar minstens net zo belangrijk: hoe krijg je al die SaaS-applicaties op dezelfde plek? We werken tegenwoordig met ontzettend veel verschillende applicaties en het kost veel tijd om constant te switchen tussen deze applicaties. Het idee is dus dat je al deze applicaties vanuit één centraal punt (Microsoft Teams) kunt benaderen. Of het nou gaat om een CRM- of project management applicatie.
Onderzoek laat zien dat wanneer je hier het maximale uithaalt je vier uur per week per medewerker kunt besparen. Deze tijd steek je niet in technologie, maar in het behalen van je eigen KPI’s.
Andere manier van werken
Het gebied tussen werk en privé wordt steeds grijzer.
Michel geeft aan dat mensen niet alleen een uur eerder inloggen, maar ook een uur later uitloggen dan acht maanden geleden. Dat betekent niet dat mensen langer werken, maar dat werk heel anders wordt ingedeeld dan voorheen. Hij geeft hierbij een voorbeeld van zijn eigen situatie:
“We bepalen bij Microsoft zelf waar en wanneer we werken. Dat zorgt er dus ook voor dat ik ’s morgens mijn kinderen naar school breng. Ik begin vaak niet voor half 10 en aan het eind van de dag zorg ik ervoor dat ik genoeg tijd heb om met mijn gezin door te brengen. ’s Avonds zit ik dan nog even achter de computer. Dat is een ritme dat voor mij lekker werkt en Microsoft faciliteert daarin.”
Maar denk ook heel erg in cultuur.
Microsoft zelf heeft bijvoorbeeld de duur van de meetings teruggeschroefd. Meetings van een uur duren nu nog maar drie kwartier en meetings van een half uur duren nog maar 20 minuten. Met als voordeel dat je 5 minuten heb om een meeting af te ronden en 5 minuten om iets voor jezelf te doen (bijvoorbeeld even een kop koffie te pakken). Vervolgens heb je ook weer vijf minuten om je optimaal voor te bereiden op de volgende meeting. Je ziet dat hierdoor de productiviteit binnen die meetings veel hoger wordt.
Onderzoek toont aan dat wanneer je vergadert via video je hersenen na 20 of 30 minuten heel erg vermoeid raken. Je spreekt dan over meeting fatigue. Daar moet je iets mee in een organisatie en technologie kan je daarin faciliteren.
Een voorbeeld hiervan is together mode waarbij je in een soort van klas setting met elkaar komt te zitten. Je ziet dus alleen maar losse hoofdjes van mensen en niet het hele beeld. De eerste onderzoeken laten zien dat je hersenen hier weer heel anders op reageren.
MyAnalytics
Een andere manier waarop Microsoft hierin faciliteert is MyAnalytics. Met MyAnalytics kun je bijvoorbeeld inzien hoe je je tijd gebruikt. Bekijk hieronder een introductie van MyAnalytics:
Ontwikkelingen van Microsoft in de cloud
Microsoft kijkt continu naar nieuwe manieren om datacenters in te zetten. De uitdaging zit daarbij niet in het schalen en groeien. Microsoft is vooral bezig om te kijken hoe het bedrijf iets kan bijdragen aan het millieu. Zo heeft het bedrijf recent aangegeven het voornemen te hebben om in 2030 zowel water positive (er wordt dan meer water afgevangen dan dat er wordt geconsumeerd) als carbon negative (het wilt dus meer CO2 uit de lucht halen dan dat het verbruikt) te zijn.
Dat betekent onder meer dat datacenters anders moeten worden ingezet. Kort geleden is er een grote test gedaan in de zee vlakbij schotland. Hierbij heeft Microsoft geprobeerd om een datacenter onder water te laten werken.
De eerste onderzoeken laten zien dat dit niet ten koste gaat van het leven onder water (wat natuurlijk het belangrijkste is), maar dat ook de kwaliteit van die datacenter een stuk hoger is dan op land.
Veiligheid
Veiligheid is altijd prioriteit nummer één geweest bij Microsoft. Teams had in het begin nog niet alle functies die bijvoorbeeld Zoom wel had. Dat was een bewuste keuze aangezien Microsoft eerst de security volledig op orde wilde hebben.
In de eerste maand van de Coronacrisis leek Zoom het sterkst groeiende communicatieplatform, maar nadat verschillende privacy- en security problemen bij Zoom aan het licht kwamen maakte Microsoft een grote inhaalslag.
Microsoft vindt het belangrijk dat klanten weten dat de data die in de datacenters staat van de klant is. Microsoft kan en wil daar niet bij. Het is helemaal aan de klant om te bepalen hoe ze daarmee omgaan. Zelfs een Microsoft medewerker mag niet zonder goede reden en uitgebreide screening een datacenter in. Als een overheidsinstantie bepaalde data in wilt zien, gaat Microsoft geen toegang verlenen. Sterker nog, ze stellen de klant op de hoogte. Als de klant zelf aangeeft het prima te vinden, pas dan geeft Microsoft de data vrij.
Zelfs als het aankomt op een rechtzaak zal Microsoft daar niet voor terugdeinzen. Tot nu toe zijn ook al die rechtzaken door het bedrijf gewonnen. De enige uitzondering is wanneer er duidelijk aangetoont kan worden dat de nationale orde en veiligheid in gevaar is.
De cloud is per definitie veiliger dan niet werken in de cloud.
De server die je misschien ergens in een kantoor of op zolder hebt staan is per definitie minder veilig dan een datacenter. Je kunt die ruimte en dat apparaat nooit op die manier beveiligen zoals dat bij Microsoft gebeurt. Hetzelfde geldt als je alle spullen gewoon op je computer laat staan. Het is dan altijd minder veilig dan dat je je spullen naar de cloud brengt.
Power Platform
Microsoft is al lang niet meer alleen bekend om zijn Office gerelateerde applicaties zoals Word, Excel en Powerpoint. Eén van de nieuwste technologieën is het Microsoft Power Platform. Dit platform is erop gericht om businessprocessen te automatiseren en te versnellen.
Het Power Platform bestaat momenteel uit vier applicaties.
- Power BI: Krijg inzicht in data in de vorm van grafieken en tabellen. Met Power BI breng je data van verschillende bronnen bij elkaar. Je kunt hier zelfs vragen mee stellen die worden beantwoord door middel van Artificial Intelligence.
- Power Automate (voorheen Flow): Hiermee kun je verschillende processen aan elkaar knopen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat wanneer je een Teams bericht selecteert, hier automatisch een taak voor aanmaakt.
- Power Apps: Met Power Apps bouw je echte applicaties zonder te coderen. Bij CAD & Company hebben wij hier bijvoorbeeld een digireceptie en een bureau reserveringsapp mee gebouwd.
- Power Virtual Agent: Hier kun je chatbots mee maken. Zo bouw je bijvoorbeeld een chatbot die jouw agenda beheert.
Tips voor bedrijven die nu aan het digitaliseren zijn
Probeer als bedrijf te blijven innoveren, ook in deze tijd. Zorg eerst voor een goede basis (dat alle medewerkers met elkaar kunnen communiceren, ook in hybride vorm) en ga daarna kijken hoe je het maximale uit de technologie kunt halen. Houd daarbij altijd het doel om je eigen KPI’s te bereiken.
Tot slot
Heb jij hulp nodig bij het digitaliseren van jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. We adviseren je graag. We zijn ook benieuwd: wat doet jouw organisatie om het maximale uit de technologie te halen?
