Haal het maximale uit Autodesk Vault Professional!
23 augustus 2022 
in Vault
10 min. leestijd

Haal het maximale uit Autodesk Vault Professional!

Vault Professional biedt vele voordelen ten opzichte van Vault Basic. Maak je gebruik van Vault Professional en wil je hier het maximale uithalen? Lees dan het onderstaande blog.

De Vault Thin Client mag voor veel organisaties met recht een ware gamechanger worden genoemd. Het zorgt ervoor dat je alle documenten en bestanden die in de Vault aanwezig zijn, super eenvoudig beschikbaar kunt stellen voor de rest van je organisatie. Zonder dat je hiervoor extra licenties aan hoeft te schaffen.

Vault Thin Client

In het verleden leidde het gebrek aan deze mogelijkheid vaak tot onduidelijkheden. Waar vóór de implementatie van de Vault alle engineeringsdocumentatie tenslotte nog opgeslagen werd op een gedeelde netwerkschijf (waar je iedereen waarvoor dat nodig was eenvoudig toegang tot kon geven), was de toegang tot deze documenten ná de implementatie van de Vault opeens beperkt tot alleen de Vault licentiehouders.

Wanneer engineeringsbestanden zoals productietekeningen in DWG of PDF bestandformaat of 3D-modellen in STP-bestandsformaat door bijvoorbeeld inkoop of productie nodig zijn, dan wil je dat deze direct vanuit de Vault kunnen worden gevonden. Het is natuurlijk onhandig als engineering dit soort bestanden alsnog op een gedeelde netwerkschijf moet plaatsen zodat hun collega’s hier toegang tot hebben.


Met de introductie van de nieuwe Vault Thin Client hebben organisaties die gebruik maken van Vault Professional nu de mogelijkheid om onbeperkt en kosteloos accounts aan te maken voor gebruikers die geen Vault licentie hebben. Deze accounts worden gekoppeld aan werknemers binnen de organisatie, die vervolgens op de Vault Thin Client kunnen inloggen. Afhankelijk van hun specifieke rechten en rollen kan nu iedereen bij alle data dat is opgeslagen in de Vault. Dit geldt voor zowel native engineeringsbestanden, zoals Inventor of AutoCAD bestanden, maar ook om secundaire engineeringsbestanden zoals PDF’s, STP’s en DWG’s. Ook ECO’s (Engineering Change Orders), lifecycle informatie en BOMs (Bill Of Materials) zijn inzichtelijk geworden.

Met de Vault Thin Client kun je:

  • Met verschillende afdelingen binnen een organisatie eenvoudiger samenwerken.
  • Iedereen inzicht verschaffen in de engineeringsdocumentatie, inclusief revisiehistorie, status en Bill Of Materials.
  • Engineeringsdocumentatie veilig en centraal opslaan; er hoeft geen data meer op een gedeelde netwerkschijf te worden geplaatst, of heen en weer te worden gemaild.
  • Vault Professional centraal zetten binnen je organisatie.
  • Tijd, fouten, en uiteindelijk geld besparen!

Binnen Vault Professional heb je de mogelijkheid om zowel file- als item-based te werken. Een file is simpelweg een bestand; dat kan bijvoorbeeld een native Inventor bestand zijn zoals een IPT of IDW-bestand. Daarnaast bestaat dus de mogelijkheid om item-based te werken. Een item kun je zien als een pakketje met informatie dat is aangemaakt op de afdeling engineering. Vervolgens kan het worden gebruikt door een andere afdeling zoals productie of inkoop. Een item bestaat op z’n minst uit één file (de Inventor IPT), maar kan ook gemaakt worden op basis van een assembly met secondaire documentatie, Office bestanden, onderliggende parts (Inventor IPT’s), etc.

Een voorbeeld van een uitgebreide item, is bijvoorbeeld een robotarm zoals deze wordt geleverd aan de klant. Naast het technische Inventor model (een hoofdsamenstelling, meerdere subsamenstellingen en uiteindelijk de onderliggende parts) bestaat het uit een Bill Of Materials, maar ook bijvoorbeeld uit:

  • Logistiek materiaal zoals de verpakking en beschermingsmateriaal
  • Smeermiddelen zoals vet en olie
  • Een handleiding
  • PLC firmware
  • Meegeleverde software op een USB-stick

Zoals je wellicht op valt aan bovenstaande lijst, zijn dit eigenlijk allemaal zaken die niet in een engineeringsmodel thuis horen, maar die natuurlijk wél in het te verzenden product thuis horen. Het zijn dan ook allemaal delen die besteld, gekocht en geleverd moeten worden. Het hoort uiteindelijk dan ook thuis in het item.

Binnen de Item Master in Vault Professional heb je eenvoudig de mogelijkheid om items aan te maken, te verrijken, en aan te passen. Op deze manier kan er vanuit engineering veel inzicht verschaft worden aan de rest van de organisatie. Items zijn overigens volledig inzichtelijk binnen de Vault Thin Client, waardoor er geen Vault licentie nodig is om de items te bekijken.

Eén van de krachtigste toepassingen van de Vault Item Master is het maken van de connectie met een ERP-systeem. Wanneer er een item wordt aangemaakt in de Vault, dan hoort hier altijd een BOM bij. Deze BOM hoort uiteindelijk binnen het ERP-systeem zichtbaar te zijn, waarna het verder kan worden verrijkt. In het ERP-systeem wordt het product of onderdeel vaak nog voorzien van extra informatie, zoals bij welke leverancier het onderdeel wordt ingekocht, wat de prijs van het onderdeel is, of wat de minimale bestelhoeveelheid is. Het doorsturen van de BOM in het ERP-systeem is iets wat direct al vanuit Vault in combinatie met de CAD-ERP Connector kan gebeuren. Het verrijken van de BOM blijft wel een ERP aangelegenheid.

Binnen Vault Professional is het mogelijk om het doorsturen van een item naar het ERP-systeem volledig te automatiseren, en te laten triggeren door een lifecycle-overgang. Wanneer een item in de lifecycle ‘For Review’ is goedgekeurd en vrijgegeven, krijgt het item standaard de status ‘Released’. Omdat dit betekend dat het item - inclusief alle onderliggende referenties - nu zijn vrijgegeven, zou het item dan ook aangemaakt mogen worden in het ERP-systeem. De CAD-ERP Connector is standaard dan ook op die manier geconfigureerd; wanneer een item wordt vrijgegeven wordt deze automatisch binnen het ERP-systeem aangemaakt. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk dat wanneer een vrijgegeven item binnen Vault wordt gereviseerd, de status van het item in Vault altijd synchroon loopt in het ERP-systeem. Nadat een item voor het eerst is vrijgegeven, en deze dus is aangemaakt in het ERP-systeem, houdt de CAD-ERP Connector dan ook altijd het item in Vault synchroon met het item in het ERP-systeem.

Door artikelgegevens vanuit één centrale bron te integreren, realiseer je een aanzienlijke optimalisatie van jouw proces. Artikelgegevens voer je éénmalig in. Je hoeft dus geen informatie meer over te nemen (wat erg foutgevoelig is) en het proces wordt niet meer onderbroken.

Met de CAD-ERP Connector zorg je voor hogere kwaliteit, lagere risico's en neem je weloverwogen beslissingen op basis van actuele informatie.

Een belangrijke reden voor veel organisaties om de stap van Vault Basic naar Vault Professional te maken, is om bedrijfsprocessen te kunnen formaliseren en vast te leggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het werken met Lifecycles. Voor een organisatie is het essentieel dat iedereen die iets te maken heeft met de producten die door R&D of engineering worden ontwikkeld, weet wat de status hiervan is. Zo is het essentieel dat een inkoper weet wanneer onderdelen ingekocht mogen worden, wat de laatste revisie is, en waar de tekeningen of 3D-modellen te vinden zijn. Hetzelfde geldt natuurlijk voor bijvoorbeeld productie, sales, en de kwaliteitsafdeling.

De eenvoudigste manier om je organisatie te voorzien van dit inzicht, is om te werken met Lifecycles. Vault Professional heeft standaard verschillende Lifecycle definities bepaald. De standaard definitie bestaat de fases ‘Work in Progress’, ‘For Review’, ‘Released’, en ‘Obsolete’. Wanneer een onderdeel in de eerste fase zit (‘Work in Progress’), dan betekent het dat engineering nog bezig is met de ontwikkeling. Het mag dan ook niet besteld, geproduceerd, of verkocht worden. Zit het onderdeel is de fase ‘Released’, dan is het onderdeel pas vrijgegeven en geschikt om te produceren of in te kopen.

Ook zijn er standaard in Vault Professional al definities bepaald voor onderdelen met een lange levertijd, de zogenaamde ‘Long Lead Time Items’. Deze onderdelen mogen dan al besteld worden voordat ze volledig zijn vrijgegeven. Deze definitie werkt dan met een extra ‘Pre-Released’ status binnen de Lifecycle definitie. Binnen Vault Professional kun je bovendien heel eenvoudig je eigen Lifecycle definities aanmaken, mochten de standaard definities niet volledig geschikt zijn voor je eigen bedrijfsprocessen.


De Lifecycles zijn bovendien uitstekend te combineren met revisiebeheer. Wanneer bijvoorbeeld een vrijgegeven onderdeel moet worden gereviseerd, dan wordt het teruggeduwd naar de fase ‘Work in Progress’, waarna het een revisieophoging krijgt. Het gedrag van de revisieophogingen in combinatie met de Lifecycles, is erg eenvoudig te configureren zodat het precies in lijn ligt met de vaak al gedefinieerde bedrijfsprocessen binnen een organisatie.

Naast het formaliseren van bedrijfsprocessen met behulp van Lifecyclemanagement, kunnen ook de Engineering Change Requests (ECR) of Engineering Change Orders (ECO) worden geformaliseerd. Binnen Vault Professional zit een specifieke ECO module waarmee wijzigingen kunnen worden:

  • Geïnitieerd of aangevraagd
  • Uitgevoerd
  • Aangeboden worden voor goedkeuring
  • Goedgekeurd
  • Afgekeurd


De flow waarin de stappen van een ECO worden doorlopen liggen min of meer vast, en volgen de volgorde zoals in bovenstaande afbeelding zijn weergegeven. Wel kunnen er onbeperkt ECO-routings worden aangemaakt.

Een routing is een groep met personen die zich met één of meerdere fases van het ECO flowschema bezighouden en wat hun rol of taak hierin is. Zo kan er voor de fase ‘Review’ bijvoorbeeld een Project en Productmanager verantwoordelijk worden gesteld, die afzonderlijk of beide hun goedkeuring moeten geven. Voor de fase ‘Work’ wordt meestal een engineer verantwoordelijk gesteld, die het ECO daadwerkelijk aan mag gaan voeren. ECO-routing zijn dus onbeperkt aan te maken, maar in de praktijk wordt er veelal onderscheid gemaakt tussen complexe en simpele ECO’s. Moet er een simpel onderdeel worden gewijzigd waarbij er weinig impact wordt verwacht voor bijvoorbeeld Supply Chain, Sales en Productie? Dan kan hier de simpele ECO-routing aan gehangen worden. Wanneer de impact van het ECO wél groot is, dan kan er een uitgebreidere ECO-routing aan het ECO worden gekoppeld, zodat verschillende managers hun goedkeuring op zowel het voorstel als de wijziging moeten geven voordat het ECO naar een volgende fase kan. Op deze manier weet iedereen binnen een organisatie waar hij/zij aan toe is. Omdat dit een volledig digitaal proces is, blijft de traceerbaarheid van het ECO, en de onderdelen en producten die onderdeel zijn van het ECO, altijd behouden. Het is dus eenvoudig om jaren later nog op te zoeken welke onderdelen gewijzigd zijn door middel van een ECO. Wat er gewijzigd is, door wie, en wie dit ECO heeft goedgekeurd.

Vault Professional is in het kort dus een hele krachtige manier om erg professioneel om te gaan met belangrijke data, informatie en gegevens. Je kunt met behulp van de:

  • Thin Client iedereen binnen je organisatie toegang geven tot de data die hij of zij nodig heeft
  • Item Master en de CAD-ERP Connector heel eenvoudig artikelen publiceren en in je ERP-systeem aanmaken
  • ECO en Lifecycle mogelijkheden je bedrijfsprocessen vastleggen en formaliseren.

Een goed rendement halen uit Vault Professional valt of staat wel bij een goede implementatie én training van de gebruikers. Wil je meer weten over de mogelijkheden van Vault Professional en Product Data Management, en hoe een gedegen implementatie en trainingstraject er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Neem dan contact op met één van onze adviseurs, wij helpen je natuurlijk graag verder!


Reactie plaatsen