Eerder dit jaar kondigden we aan dat Autodesk overstapt op een nieuw licentietype, waarbij de licentie wordt gekoppeld aan een persoonlijke gebruiker (ook wel Named User). Om die reden stopt Autodesk met Multi-user licenties.
Deze overgang stelt organisaties voor praktische overwegingen. Hoe ga je dit namelijk allemaal aanpakken en regelen? Het is ook een moment om goed na te gaan in de organisatie wat er nodig is en of dit aansluit bij de IT- visie en/of infrastructuur. We zien juist nu dat er keuzes gemaakt worden die de flexibiliteit waarborgt om toekomstige uitdagingen aan te kunnen.
In dit blog geef ik je vier praktische stappen hoe je de overgang naar Named Users in goede banen kunt leiden en welke beslissingen daarbij gemaakt kunnen worden.
Autodesk compliant
Het bijkomende voordeel is (als je de vier stappen correct hebt doorlopen en uitgevoerd) je als organisatie meteen Autodesk compliant bent.
Praktische uitdaging – Stap 1
Stap 1 is het genereren van actuele gegevens van alle geïnstalleerde Autodesk applicaties om later (in stap 4) een goed actieplan te kunnen maken. Het actieplan beschrijft de praktische omzetting van alle licenties in jouw organisatie. Ook is het van belang om deze actuele gegevens op mogelijk verschillende locaties in jouw organisatie te achterhalen. Mijn ervaring leert dat maar weinig organisaties dit precies weten en bijhouden.
Een goede mogelijkheid om hier achter te komen is het gebruiken van een Autodesk software inventarisatie tool. Met zo’n inventarisatie tool kun je alle Autodesk installaties achterhalen in jouw netwerk. Ook bij geïsoleerde systemen die niet verbonden zijn met een netwerk kun je deze tool inzetten.
Om een goed inzicht te krijgen en basis voor het te maken actieplan, is het van belang om ongeveer 95% scanresultaat te behalen van alle beheerde clients vanuit de Active Directory.
Praktische uitdaging – Stap 2
Als je eenmaal weet welke Autodesk applicaties er allemaal geïnstalleerd staan op de werkstations binnen jouw organisatie, kun je gaan bepalen welke applicaties ook in de nieuwe situatie nodig zijn. Vaak is dit afhankelijk van de uitdagingen die verschillende afdelingen hebben in de projecten.
Dit verschilt per organisatie. Er dient goed overleg plaats te vinden om te bepalen welke applicaties nodig zijn en welke eventueel gewenst zijn. Daarnaast kan er alvast een inschatting worden gemaakt over de applicaties die in de toekomst nodig zullen zijn.
Veel organisaties zijn bijvoorbeeld nog volop bezig met de stap naar BIM en gaan hierbij meer en meer Autodesk oplossingen gebruiken.
Resultaat stap 2
Het resultaat van stap 2 is een lijst met gebruikers en de Autodesk applicaties die per afdeling en (indien van toepassing) per werkmaatschappij nodig zijn.
Praktische uitdaging – Stap 3
Stap 3 is de switch bij Autodesk om de veelal gebruikte netwerklicenties op een licentieserver om te zetten naar de nieuwe Single-User licentie. In de eerder genoemde blogs worden interessante mogelijkheden aangeboden waarbij je twee Named User licenties ontvangt voor één Multi-User licentie. Bekijk hier nog eens alle mogelijkheden.
Vanzelfsprekend dient er een match plaats te vinden van de huidige Autodesk licenties in eigendom én de (in stap 2) bepaalde gewenste situatie. Als bijvoorbeeld blijkt dat een gebruiker in de huidige situatie meer dan één applicatie gebruikt op één werkstation, kan het handig zijn om in de toekomst te kiezen voor een AEC- of PD&M collection.
Deze collections bevatten diverse Autodesk applicaties binnen een bepaald marktsegment en is uiteindelijk goedkoper dan twee losse applicaties. Heb je advies nodig bij het efficient indelen van jouw licenties, neem dan gerust contact met ons op.
Praktische uitdaging – Stap 4
Stap 4 is het maken van een actieplan voor de daadwerkelijke praktische omzetting van de licenties. In het Autodesk Manage Portaal dienen de juiste medewerkers aangemaakt te worden en voorzien van de juiste licenties. Uiteraard kan dit pas als stap 3 is afgerond.
Indien er verschillende afdelingen zijn die een eigen doorbelasting krijgen voor het gebruik van de Autodesk software kan er overwogen worden om de Teams functionaliteit binnen het Autodesk Account te gaan gebruiken. Dit is handig om de gebruikers rapportages te kunnen genereren per team.
Bij veel Autodesk applicaties kun je de licentie handig omzetten op de systemen zelf. Vaak is dit dus van een Standalone- of Netwerk licentie naar de nieuwe Single User licentie. Er zijn echter applicaties en oudere jaargangen waarbij dit niet goed mogelijk is. Dan dienen deze versies op de juiste manier gedeïnstalleerd te worden. Het mag niet zo zijn dat er op een werkstation nog oude activaties/licenties achterblijven.
Een optionele extra scan achteraf met een Autodesk software inventarisatie tool kan dit uitsluiten.
Conclusie
Het is belangrijk dat er een plan gemaakt wordt om de overgang naar Named Users in goede banen te leiden. Dit kost wat tijd en energie, maar als dit goed wordt opgepakt heeft de gehele organisatie hier baat bij. Heb je hulp nodig bij een vloeiende overgang naar Named Users? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!
Lees ook:
